Executive Summary

Caritas-Don Bosco gGmbH ist eine soziale Bildungseinrichtung mit dem Schwerpunkt berufliche Rehabilitation und führt zugleich ein Jugendhilfezentrum. Die Leitung entschied: Wir führen KI ein – bevor Mitarbeitende auf eigene Faust unkontrolliert Tools nutzen. Gemeinsam mit vAudience entstand eine maßgeschneiderte Nexus-Lösung: KI-Agenten greifen auf die bestehende Datenbank zu und schreiben automatisch Berichte –

statt alles umständlich von Hand zusammenzusuchen. So bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für die Menschen, die sie begleiten.

Zentrale Ergebnisse:

• KI als Unternehmensziel: Die Geschäftsleitung hat KI als Ziel für 2025/2026 beschlossen und dafür die nötigen Mittel bereitgestellt.

• Übersicht auf Knopfdruck: Wie sich ein Teilnehmender entwickelt hat, liefert die KI sofort, statt der langen Sucharbeit wie früher.

• Klare Spielregeln: Alle erlaubten KI-Tools und die passenden Leitlinien stehen auf einer Intranetseite.

• Freiwillig statt verordnet: Wer will, macht mit – und zeigt es anschließend

  interessierten Kolleginnen und Kollegen.

• Die Verantwortung trägt ein Mensch: Jeder Bericht wird von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin geprüft und freigegeben.

Unternehmenshintergrund

Caritas-Don Bosco ist eine soziale Bildungseinrichtung, die sich auf zwei zentrale Aufgabenfelder konzentriert: die berufliche Rehabilitation und die Jugendhilfe. Ein großer Teil der täglichen Arbeit besteht darin, Berichte für verschiedene Empfänger zu erstellen. Die Berichte müssen korrekt und nachvollziehbar sein und zudem zeigen, wie sich Teilnehmende entwickelt haben. Frank Matzer gehört zur Geschäftsleitung der Caritas-Don Bosco gGmbH und verantwortet Qualitätsmanagement, Datenschutz und neue Technologien. Er war federführend bei der KI-Einführung.

Die strategische Herausforderung

Von der Erkenntnis zur strategischen Entscheidung

Die KI-Einführung bei Caritas-Don Bosco kam nicht aus einer Notlage heraus. Es gab keine Krise, keine steigende Fehlerrate, und es ging nicht um Kostenersparnis. Die Leitung hatte eine andere Idee: KI sollte Teil der Unternehmensziele werden – bewusst geplant und gesteuert. Der Gedanke war klar: Künstliche Intelligenz verändert, wie Menschen arbeiten. Lieber selbst den Rahmen setzen, als später zu riskieren, dass Mitarbeitende unkontrolliert ihre

eigenen Tools nutzen.

„Tatsächlich ausschlaggebend war unsere Definition der Unternehmensziele für 2025 und 2026. Und das war eine ganz klare, bewusste Entscheidung, gezielt KI zu implementieren, die Möglichkeiten auszuloten, Mitarbeiter vorzubereiten, entsprechend zu schulen und auch die entsprechenden Mittel für die Projekte zur Verfügung zu stellen", erläutert Frank Matzer.

Die Mitarbeitenden sollten sich weniger mit Verwaltungsaufgaben beschäftigen – vor allem die Berichte sollten schneller fertig werden. Denn so bleibt mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit: die Arbeit mit den Menschen.

Proaktiv statt reaktiv

KI-Tools landen früher oder später im Arbeitsalltag. Die Leitung wollte selbst bestimmen, welche Tools erlaubt sind und wie man sie nutzt – statt zu warten, bis Mitarbeitende eigenmächtig loslegen. Im Vordergrund stand dabei immer die Qualität: Jeder Bericht muss korrekt sein. Und wer ihn verschickt, muss erklären können, wie er zustande gekommen ist.

Besondere Anforderungen im sozialen Bereich

Die Caritas-Don Bosco gGmbH ist eine Einrichtung der beruflichen Rehabilitation und Jugendhilfe. Gerade hier muss man besonders sorgfältig arbeiten. In den Berichten muss stehen, wie eine Maßnahme verlaufen ist – genau und ohne Lücken. Doch all das kostet viel Zeit. Zeit, die dann bei der eigentlichen pädagogischen Arbeit fehlt.

Die Lösung

Warum vAudience?

Die Geschäftsleitung hat sich umgehört und mit verschiedenen Unternehmen

gesprochen. Die Wahl fiel letztlich auf vAudience. Zum einen, weil der KI-Spezialist aus der Region kommt. Zum anderen hat die Art und Weise überzeugt, wie man miteinander kommuniziert: persönlich, direkt und unkompliziert. Außerdem hat das Team von vAudience sofort verstanden, dass eine soziale Einrichtung andere Anforderungen hat als ein normales Unternehmen.

„Was ganz klar für vAudience spricht: lokaler Anbieter. Außerdem gefällt uns die Art und Weise der Kommunikation sehr gut, und – ihr versteht verdammt schnell, was man will."

-Frank Matzer, Geschäftsleitung, Caritas-Don Bosco gGmbH

Strategische Auswahlkriterien: Was für vAudience sprach

• Aus der Region – mit kurzen Wegen und persönlichem Draht

• Schnelles Verständnis – das Team begriff schon in den ersten Gesprächen, worum es ging

• Direkter Kontakt – kein Ticket-System, keine anonyme Hotline

• Keine Abhängigkeit – vAudience legt den Code offen und macht den Kunden selbstständig

Technische Umsetzung: Vom Chat zu spezialisierten Agenten

vAudience führte die KI in zwei Schritten ein:

Phase 1 – Der Einstieg: Zum Start nutzten die Mitarbeitenden den Nexus-Chat und testeten Vorlagen für verschiedene Aufgaben.

Phase 2 – Maßgeschneiderte Agenten: Heute arbeiten die Mitarbeitenden vor allem mit KI-Agenten. Diese laufen über eine eigene Weboberfläche, greifen auf die Datenbank zu und schreiben daraus Berichte – genau so, wie es das Team vorher festgelegt hat.

„Was jetzt verstärkt zum Einsatz kommt, sind die Agenten, die über eine externe Weboberfläche, die von euch entwickelt worden ist, angesteuert werden. Es geht um Berichtserstellung bei uns im Haus – hier werden Informationen aus unserer Datenbank gezogen und mittels Nexus-Agenten entsprechenden Vorgaben formuliert", erläutert Matzer die technische Architektur.

Klare Regeln für alle

In der Caritas-Don Bosco gGmbH gibt es feste Regeln für den Umgang mit KI. Alle erlaubten Tools liegen auf einer Intranetseite. Wer sie öffnet, sieht oben die Regeln und darunter die Werkzeuge. Das Prinzip ist einfach: Was hier steht, darf und soll genutzt werden. Alles andere nicht. So weiß jeder sofort, was erlaubt ist – und kennt zugleich die Regeln dazu. „Alles, was du über diese KI-Introseite erreichen kannst, darfst du und sollst du verwenden", fasst Matzer das Prinzip zusammen.

Implementierungsstrategie: So lief die Einführung

Freiwilligkeit statt Zwang

Caritas-Don Bosco entschied sich bewusst gegen einen festen Einführungstermin. Die Leitung setzte auf Freiwilligkeit – denn der eine geht offen auf Neues zu, der andere braucht etwas länger. Niemand sollte sich überfordert fühlen. Wer Lust auf KI hatte, bekam einen Zugang und eine kurze Einführung von 30 bis 45 Minuten. Der Rest ergab sich dann von selbst: Die Ersten probierten die Tools aus. Als sie sahen, dass es gut funktionierte, erzählten sie ihren Kolleginnen und Kollegen davon. Dann wollten auch sie es einmal ausprobieren. So zog ein Mitarbeiter den nächsten mit – und die KI verbreitete sich Stück für Stück im ganzen Haus.

Betreuung durch vAudience

Die Zusammenarbeit war vorbildlich. Das Team stand Caritas-Don Bosco zur Seite und war da, wenn es nötig war. Kein Ticket-System, keine langen Umwege, niemand wurde im Kreis herumgereicht.

„Das war tipptopp. Auch von der Art und Weise her. Man wusste immer, wo man steht, und wenn wir es gebraucht haben, haben wir den nächsten Schritt gemacht. Also hundertprozentig, da gibt's nichts."

-Frank Matzer, Geschäftsleitung, Caritas-Don Bosco gGmbH

Geschäftsergebnisse

Qualitative Transformation: Der Alltag wird leichter

Was sich verändert hat, merkt man vor allem in der täglichen Arbeit: Sie geht leichter von der Hand, und manches gelingt heute deutlich schneller.

Überblick auf Knopfdruck: Wie eine Maßnahme verlaufen ist, zeigen die Nexus-

Agenten heute innerhalb weniger Sekunden. Früher mussten die Mitarbeitenden dafür dicke Unterlagen durchforsten, wobei schnell einmal ein Detail untergehen konnte. Das passiert jetzt nicht mehr. Die Mitarbeitenden können den Nexus-Agenten auch gezielt Fragen stellen, etwa wie sich ein Teilnehmender entwickelt hat.

„Was jetzt möglich ist, was früher nicht möglich war: sich schnell eine kompakte Übersicht über einen Maßnahmeverlauf verschaffen. Das war früher in dieser Geschwindigkeit nicht möglich."

-Frank Matzer, Geschäftsleitung, Caritas-Don Bosco gGmbH

Wissen ist jederzeit verfügbar: Früher hing vieles an einzelnen Personen. Heute

kommt jeder an die nötigen Informationen – auch wenn die zuständige Kollegin oder der zuständige Kollege gerade nicht im Büro ist.

Kultureller Wandel

Wachsende KI-Kompetenz: Die Mitarbeitenden verstehen inzwischen, wie die KI arbeitet – und ändern, wie sie selbst dokumentieren. Wenn sie etwas festhalten, überlegen sie schon: Wie schreibe ich das auf, damit die KI es gut auswerten kann? Und sie melden zurück, wo ein Prompt noch besser werden muss.

„Man merkt an den Rückfragen und Impulsen: ‚Man könnte es doch so machen' oder ‚Da müssen wir den Prompt noch ein bisschen schleifen.' Die Komplexität wird jetzt verstanden, und jetzt guckt man mit der Qualitätsbrille drauf."

-Frank Matzer, Geschäftsleitung, Caritas-Don Bosco gGmbH

Modernes Arbeiten: Die KI verbessert nicht nur die Abläufe. Sie verändert auch, wie die Mitarbeitenden ihre Einrichtung sehen – sie erleben sie als modern und vorne mit dabei. Gerade im sozialen Bereich ist das viel wert.

Qualitätsanspruch und Verantwortung

Bei Caritas-Don Bosco steht hinter jedem Bericht ein Mensch. Wer einen Bericht

verschickt, ist dafür verantwortlich – und muss dem Empfänger erklären können, wie er entstanden ist. Die KI nimmt Arbeit ab, die Verantwortung bleibt jedoch immer beim Menschen. Dazu stimmen sich die Teams vorher ab: Was wollen wir aussagen? Worauf legen wir Wert? Die Antworten fließen dann in die Prompts ein, mit denen die Agenten arbeiten.

„Es reicht nicht, einfach nur auf den Knopf zu drücken. Man muss auch erklären

können, wie der Bericht entstanden ist. Es gibt immer einen Verantwortlichen dafür – das ist unsere Qualität."

-Frank Matzer, Geschäftsleitung, Caritas-Don Bosco gGmbH

Erkenntnisse und Empfehlungen

Auf die Frage, was er anderen Unternehmen rät, die über die Einführung von KI

nachdenken, antwortet Frank Matzer ohne zu zögern: „Nexus und vAudience. Die regionale Nähe, der direkte Kontakt ohne Ticket-Systeme und keine Abhängigkeiten – den Code könnt ihr haben, und wenn ihr es versteht, könnt ihr es sogar selbst."

Zentrale Erfolgsfaktoren

• Aktiv steuern: Die Leitung führte KI bewusst ein, statt abzuwarten – so behielt sie die Kontrolle darüber, wie die Mitarbeitenden sie nutzen.

• Freiwillige Nutzung: Caritas-Don Bosco holte zuerst die Interessierten ab. Sie zogen die anderen nach.

• Gute Kommunikation: vAudience verstand schnell, worum es ging, und hielt direkten Kontakt – ohne Umwege.

• Keine Abhängigkeit: vAudience legte den Code offen. Caritas-Don Bosco kann die Lösung selbst weiterentwickeln.

• Klare Verantwortung: Alle wissen, wie die KI arbeitet, und für jeden Bericht steht ein Mensch gerade. Das sichert Qualität und schafft Vertrauen – intern wie extern.

Zukunftsperspektive: Vom Ausprobieren zum Alltags-Tool

Jede Woche nutzen immer mehr Mitarbeitende die Tools. Sie probieren aus, sammeln damit Erfahrungen und erzählen davon im Team. Frank Matzer rechnet damit, dass sich bald auch in Zahlen zeigt, wie viel schneller die Berichte fertig werden. Auch das Dokumentieren verändert sich. Schon beim Festhalten überlegen die Mitarbeitenden, wie sie schreiben müssen, damit die KI die Daten später gut auswerten kann. Bessere Daten führen zu besseren Berichten – und das spornt an, noch sorgfältiger zu dokumentieren. Für die Leitung ist KI kein Werkzeug für nebenbei, sondern Teil der Entwicklung der

ganzen Einrichtung. Damit übernimmt Caritas-Don Bosco im sozialen Bereich eine Vorreiterrolle beim verantwortungsvollen Umgang mit KI.

Testimonial

„Nexus und vAudience? Das rockt!"

-Frank Matzer, Caritas Don-Bosco gGmbH

Über vAudience.ai: vAudience.ai entwickelt datenschutzkonforme KI für den deutschen Mittelstand. Mit der Plattform Nexus, individueller Automatisierung und praxisnahen Weiterbildungen hilft vAudience Unternehmen, künstliche Intelligenz sicher und effektiv im Arbeitsalltag einzusetzen. Gegründet 2016 in Würzburg, beschäftigt das Unternehmen heute rund 30 KI-Expertinnen und -Experten.

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