Executive Summary

ROSENTRITT hat mit der Nexus-Plattform von vAudience einen wegweisenden Ansatz für die KI-Integration in der Immobilienbranche entwickelt. Ohne akutes Problem, sondern aus strategischer Weitsicht heraus, gelang es dem Unternehmen, die täglichen Arbeitsprozesse zu revolutionieren und neue Geschäftsbereiche zu erschließen. Die nahtlose Integration von KI-gestützten Arbeitsabläufen ermöglicht es dem Team, trotz Fachkräftemangel höchste Qualitätsstandards zu halten und gleichzeitig neue Kapazitäten für strategische Aufgaben zu schaffen.

Zentrale Ergebnisse:

• Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe binnen weniger Tage

• Neue Geschäftsbereiche durch KI-gestützte Content-Erstellung erschlossen

• Sekundenschnelle Datensuche im gesamten Unternehmensbestand

• Deutlich fühlbare Qualitätssteigerung bei E-Mail-Kommunikation, Angebotserstellung und Rechtsrecherche

• Vollständiger Zugriff aller Mitarbeiter auf Arbeitsanweisungen und Unternehmensdaten

Unternehmenshintergrund: Innovation in einer traditionellen Branche

ROSENTRITT unter der Geschäftsführung von Wolfgang Rosentritt hat sich als vielseitiger Akteur in der Immobilienbranche etabliert. Das Unternehmen deckt das gesamte Spektrum der Projektentwicklung ab: vom Erwerb von Grundstücken und Bestandsgebäuden über die Entwicklung und Errichtung von Neubauwohnungen bis hin zu hochwertigen Kernsanierungen.

Neben dem Wohnungsbau entwickelt ROSENTRITT gezielt Standorte für die Expansion im Lebensmitteleinzelhandel und im Drogeriebereich. Als Vollservice-Projektentwickler übernimmt das Unternehmen dabei nicht nur die Entwicklung und Errichtung, sondern auch die Vermietung und den anschließenden Verkauf an institutionelle Investoren wie Fonds oder Banken.

Die strategische Herausforderung: Proaktive Zukunftsgestaltung

Wolfgang Rosentritt erklärt die Ausgangssituation: „Ein konkretes Problem, welches es zu lösen galt, hat es bei uns nicht gegeben. Wir kämpfen, wie auch andere Unternehmen, mit der Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal. Uns war schon früh bewusst, dass die KI bei richtiger Verwendung einsetzbar ist, um den Personalmangel zum Teil zu kompensieren.“

Identifizierte Optimierungspotentiale

Kommunikationseffizienz: Durch speziell programmierte Agenten sollte die Kommunikation mit Kunden und Partnern verbessert und beschleunigt werden.

Datenorganisation: Trotz digitaler Archivierung führten menschliche Ablagesysteme zu zeitraubenden Suchprozessen. „Auch mir unterlaufen Fehler in der Ablage unserer Dokumente, wodurch anschließend die Dokumente nicht dort gefunden werden, wo sie sein sollten.“

Wissensdemokratisierung: Vollständiger Zugriff aller Mitarbeiter auf Arbeitsanweisungen und Unternehmensdaten sollte die interne Arbeitsqualität steigern.

Kapazitätserweiterung: Erschließung neuer Geschäftsbereiche, für die bisher Kapazität und Know-how fehlten.

Die Lösung: Nexus als zentrale KI-Arbeitsplattform

Auswahlkriterien und Anbietersuche

ROSENTRITT führte eine intensive Marktanalyse durch: „Wir haben uns intensiv am Markt umgehört, wer positive Erfahrungen mit KI-Spezialisten gemacht hat. Uns war dabei wichtig, dass wir Empfehlungen aus der Wirtschaft bekommen, dass die Experten richtig mit dem Thema DSGVO umgehen und vor allem, dass die Personen vor Ort und ansprechbar sind.“

Die Entscheidung für vAudience basierte auf drei zentralen Faktoren:

• Bewährte Referenzen aus der regionalen Wirtschaft

• DSGVO-Expertise und Compliance-Sicherheit

• Persönliche Betreuung mit direktem Kontakt zu Verantwortlichen

„Bei all den Themen ist in Würzburg immer wieder der Name vAudience genannt worden. Nach einem ersten persönlichen Kennenlernen war klar, dass meine Vorgaben in allen Punkten erfüllt werden.“

Implementierte KI-Anwendungen

Die Nexus-Plattform wurde für vielfältige tägliche Anwendungen implementiert:

Kommunikation: KI-gestützte Formulierung von E-Mails und Aktennotizen

Angebotserstellung: Ausformulierte, professionelle Angebotsdokumente 

Rechtsrecherche: Aktuelle Rechtsprechung und Bauvorschriften 

Content-Marketing: Werbetexte für Bauprojekte und Social Media 

Datenmanagement: Sekundenschnelle Durchsuchung des gesamten Datenbestands

Implementierung: Nahtlose Integration ohne Disruption

Reibungsloser Übergang

Die KI-Integration verlief außergewöhnlich reibungslos: „Die Einbindung von KI mit Nexus hat sich nahtlos in unseren täglichen Arbeitsablauf eingefügt. Die Umstellung ging von selbst und war keine richtige Umstellung. In wenigen Tagen hat jeder Mitarbeiter die speziell für uns angefertigten Agenten täglich genutzt und die Effizienz, Geschwindigkeit und Qualität steigern können.“

Betreuungsqualität als Erfolgsfaktor

Wolfgang Rosentritt hebt die Betreuungsqualität besonders hervor: „In dem ganzen Prozess war die Betreuung vom gesamten vAudience-Team hervorragend. Man merkt sofort, dass die Mitarbeiter wissen, was sie tun. Nicht nur qualitativ, sondern im Speziellen auch in der Betreuung. Jede Frage wurde umgehend beantwortet, jedes Anliegen wurde verstanden und in kürzester Zeit umgesetzt. Das kannte ich so noch nicht.“

Geschäftsergebnisse: Qualitative Revolution

Messbare Verbesserungen

Datenerfassung: „Mittlerweile können wir mit der KI unsere gesamten Daten in Sekundenschnelle durchsuchen und Daten finden, für die wir vorher deutlich länger benötigt haben.“

Arbeitsqualität: Vollständiger Mitarbeiterzugriff auf alle relevanten Informationen steigert die interne Arbeitsqualität erheblich.

Neue Geschäftsbereiche: KI eröffnet Bereiche, „die wir vorher nicht bespielen konnten, da uns schlicht die Kapazität und das nötige Knowhow gefehlt hat.“

Qualitative Erfolgsmetriken

ROSENTRITT betont die subjektive, aber deutlich spürbare Verbesserung: „Den Vorteil, den der Einsatz von KI mit sich bringt, ist schwer in Zahlen zu fassen. Die Vorteile und die Qualitätssteigerung sind deutlich fühlbar, aber eher subjektiv als in Zahlen belegbar.“

Effizienz: Deutlich schnellere Bearbeitung bei gleichbleibend hoher Qualität 

Geschwindigkeit: Sekundenschnelle Prozesse statt minutenlanger Suche 

Qualität: Professionellere Kommunikation und Dokumentation

Kundenwirkung: Unsichtbare Excellence

Die KI-Integration erfolgte bewusst im Hintergrund: „Unsere Kunden haben davon wenig mitbekommen, was auch das Ziel war. Nur haben wir vorher für ein ähnliches Ergebnis mehr Aufwand betrieben und deutlich mehr Zeit benötigt.“

Diese Strategie ermöglicht es ROSENTRITT, die Servicequalität zu steigern, ohne Kunden zu verunsichern oder technische Barrieren aufzubauen.

Erkenntnisse und Learnings

Der „Learning by Doing“-Ansatz

Wolfgang Rosentritt beobachtet: „Oft gibt es im ersten Augenblick nicht die Aufgabenstellung, die durch KI gelöst werden soll. Erst während man sich mit dem Thema KI beschäftigt, stellt man fest, welche Punkte durch den Einsatz von KI optimiert werden kann.“

Systemabhängigkeit von Menschen

Eine wichtige Erkenntnis: „Jedes System funktioniert nur so gut, wie die Menschen, die es bedienen.“ Dies unterstreicht die Bedeutung einer durchdachten Change-Management-Strategie und kontinuierlicher Schulungen.

Zukunftsperspektive und Empfehlungen

Empfehlung für andere Unternehmen

Wolfgang Rosentritt gibt eine klare Handlungsempfehlung: „Einfach machen. Auch bei uns wurde immer wieder diskutiert, benötigen wir KI und was kann es bei uns verbessern. Wir haben kein konkretes Problem gehabt, das wir durch den Einsatz von KI lösen mussten. Wir haben einfach angefangen und zusammen mit dem Team von vAudience besprochen, wo wir überall KI sinnvoll einsetzen könnten.“

Zentrale Erfolgsfaktoren:

• Keine Perfektion vor dem Start erwarten

• Konkrete Ansatzpunkte entwickeln sich im Dialog

• Mehrwert entsteht erst im täglichen Gebrauch

• Subjektive Verbesserungen sind wertvoll, auch ohne harte KPIs

Strategische Weiterentwicklung

„Wir werden nach und nach den Einsatz von KI in unserem Unternehmen intensivieren“ – ROSENTRITT plant eine schrittweise Ausweitung der KI-Integration auf weitere Unternehmensbereiche.

Testimonials

„Konkrete Ansatzpunkt sind erst im Gespräch gekommen und der Mehrwert stellt sich erst im täglichen Gebrauch ein. Oft ist der Mehrwert auch nur subjektiv zu erkennen und nicht in konkreten Zahlen messbar. Das muss er aber auch nicht. Der Mehrwert kommt von ganz allein. Und wir sind sehr glücklich darüber, den Schritt in Richtung KI gemacht zu haben.“

„Das Besondere an vAudience sind die Personen dahinter. Wer Toni und Claudia kennenlernen darf, der weiß sofort, wovon ich spreche. Eine ganz besondere Firma mit ganz besonderen Menschen. Ich bin dankbar, dass ich den Tipp bekommen habe und Toni und Claudia kennenlernen durfte.“

Wolfgang Rosentritt, Geschäftsführer, ROSENTRITT GmbH

Über vAudience.ai: vAudience.ai verbindet akademische Exzellenz mit praxisorientierter Unternehmenskompetenz. Die Nexus-Plattform ermöglicht Unternehmen jeder Größe den sicheren, DSGVO-konformen Einstieg in die KI-gestützte Arbeitsoptimierung.

Kontakt: Starten Sie Ihre KI-Transformation noch heute. Vereinbaren Sie ein persönliches Beratungsgespräch unter info@vaudience.ai und entdecken Sie die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.