Executive Summary

WEGMANN automotive, ein etablierter Automobilzulieferer mit europäischen Standorten, hat mit vAudience erfolgreich KI-Technologien in die tägliche E-Mail-Kommunikation integriert. Durch ein maßgeschneidertes Outlook Add-on mit intelligenter E-Mail-Zusammenfassung, automatischer Antwortgenerierung und kontextsensibler Übersetzung konnte das Unternehmen die Kommunikationseffizienz erheblich steigern und sprachliche Barrieren in der internationalen Zusammenarbeit überwinden.

Zentrale Ergebnisse:

• Flächendeckende Adoption eines von vAudience entwickelten Outlook Add-ons über alle Hierarchieebenen hinweg

• Deutliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung komplexer, mehrsprachiger E-Mail-Ketten

• Qualitätssteigerung in der externen Kommunikation durch KI-gestützte Formulierungshilfen

• Überwindung sprachlicher Barrieren für nicht-muttersprachliche Mitarbeiter

• Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe ohne Disruption

Unternehmenshintergrund: Tradition trifft Digitalisierung

WEGMANN automotive ist Weltmarktführer für Auswuchtgewichte und Batteriepolhülsen. Wir beliefern alle namhaften Automobilhersteller sowie die führenden Ersatzteilhandelsorganisationen weltweit. Mit seinen Reifenservice-Produkten (Ventile, RDKS, Befüllequipment oder KFZ-Chemie) in OE-Qualität bietet das Unternehmen zuverlässige und innovative Lösungen mit einem erstklassigen Service an, die sowohl am Headquarter in Veitshöchheim als auch an weiteren internationalen Standorten produziert werden. Die Produkte von WEGMANN automotive sind in zwei von drei Neufahrzeugen vertreten.

Christine Mühlberger, HR-Leiterin der europäischen Standorte und designierte KI-Verantwortliche, beschreibt die besondere Situation: „Unser Geschäftsführer ist sehr KI-affin und hat uns alle immer gedrängt: ‚Macht jetzt mal was.'“

Die Herausforderung: Vision ohne konkreten Schmerzpunkt

Anders als bei vielen KI-Projekten gab es bei WEGMANN automotive keinen akuten Problemdruck. Die Initiative entstand aus der strategischen Vision des Geschäftsführers und dem Bewusstsein für die Notwendigkeit digitaler Innovation.

Anfängliche Orientierungsphase

Unklare Anforderungen: „Wir haben gar nicht gewusst: Was wollen wir denn eigentlich von der KI? Was soll sie eigentlich alles machen?“

Fehlende Struktur: Das Unternehmen erkannte die Notwendigkeit externer Expertise, um aus der Vision konkrete, umsetzbare Projekte zu entwickeln.

Internationale Kommunikation: Als global agierender Zulieferer mit Partnern in China und anderen Ländern waren mehrsprachige Kommunikationsherausforderungen latent vorhanden.

Der Wendepunkt: Expertise trifft Präsentationsfähigkeit

Die Entdeckung von vAudience

Die Lösung kam durch einen Online-Vortrag von Dr. Toni Wagner beim Wirtschaftsforum Mainfranken im November 2023: „Er scheint der totale IT-Nerd zu sein, der reden kann. Das hat uns am meisten beeindruckt“, erinnert sich Christine Mühlberger.

Auswahlkriterien

Kommunikationsfähigkeit: „Den reinen IT-Nerd, der gut präsentieren kann, gibt es nicht allzu oft.“

Regionale Nähe: Lokale Partnerschaft als strategischer Vorteil

Fachliche Kompetenz: Kombination aus technischer Expertise und Geschäftsverständnis

Die Lösung: Intelligentes Outlook Add-on für die alltägliche Kommunikation

Strategische Herangehensweise

Im Dezember 2023 fand das erste Gespräch statt, gefolgt von einem entscheidenden Workshop: „Im Nachhinein war die Schulung das Beste, was wir gemacht haben.“

Workshop-Teilnehmer: 13 Mitarbeiter als Multiplikatoren

Zeitplan: Start im Februar 2024 mit dem ersten konkreten Projekt

Ansatz: „Low hanging fruits“ für breite Akzeptanz

Implementierte KI-Features

Das maßgeschneiderte Outlook Add-on umfasst drei Kernfunktionen:

1. E-Mail-Zusammenfassung

„Jetzt nehmen das wirklich ganz, ganz viele her und sind unheimlich begeistert davon.“

Besonderer Nutzen: Mehrsprachige E-Mail-Ketten mit chinesischen und europäischen Partnern 

Anwendungsfall: Komplexe Diskussionen zu Artikelnummern mit 15+ Beteiligten

2. Automatische Antwortgenerierung

„Management und Führungskräfte können drei Stichworte eingeben und erhalten einen vollständigen Satz.“

Zielgruppe: Primär Management und Führungskräfte 

Geplante Erweiterung: Customer Service für Standard-Kundenfragen

3. Kontextsensible Übersetzung

„Das Add-in spricht unsere Sprache und übersetzt auch unsere Produkte in die gewünschte Bezeichnung.“

Differenzierung: Branchenspezifische Terminologie statt Standard-Übersetzung 

Nutzen: Konsistente Produktbezeichnungen in internationaler Kommunikation

Implementierung: Multiplikatoren-Strategie und Change Management

Erfolgreiche Einführungsstrategie

Richtige Teilnehmerauswahl: „Wir haben uns die richtigen Menschen ausgesucht – das waren genau die richtigen Multiplikatoren im Unternehmen.“

Notwendigkeit aktiver Förderung: „Man muss auch Marketing dafür machen. Einfach zu sagen ‚Hier ist die Schulung, macht mal’ funktioniert nicht.“

Technische Integration

Schnelle Umsetzung: vAudience war schneller fertig als die interne IT-Infrastruktur bereit war

Betreuungsqualität: „Die Reaktionsgeschwindigkeit von vAudience ist wesentlich höher als bei anderen Dienstleistern.“

Geschäftsergebnisse: Qualitative Transformation

Messbare Verbesserungen

Obwohl konkrete Zahlen noch nicht erhoben wurden, sind die qualitativen Verbesserungen deutlich spürbar: „Wir hören von den Mitarbeitern: ‚Das ist super, das geht um vieles schneller.‘“

Transformation der Kommunikationsqualität

Sprachlich unsichere Mitarbeiter: „Mitarbeiter, die nicht sicher im Englischen sind, tun sich jetzt um vieles leichter.“

Nicht-muttersprachliche Mitarbeiter: „Jetzt kann wirklich jeder professionelle E-Mails nach außen schreiben.“

Strategische Erkenntnisse und Lerneffekte

Der Wert von Workshops

Christine Mühlberger betont die zentrale Bedeutung der initialen Schulung: „Ich würde auf jeden Fall empfehlen, unbedingt so eine Schulung zu machen.“

Agile Projektmethodik

Mut zur Unschärfe: „Manchmal sollte man mutig sein und in etwa seine Erwartungen beschreiben, dann schauen, was rauskommt.“

Time & Material Ansatz: „Wir haben es einfach mit dem ersten Projekt probiert und sind mehr als happy damit.“

Zukunftsperspektive: TPMS und weitere Automatisierung

Geplante Projekte

WEGMANN automotive plant die Ausweitung auf technischere Anwendungsbereiche mit messbaren Erfolgen: „Beim TPMS-Thema können wir richtig messen, da wissen wir genau, wie viel Zeit wir investieren.“

Alleinstellungsmerkmale von vAudience

Einzigartige Kombination

„Ich habe noch nie eine Ansammlung von Nerds gefunden, die trotzdem das Business verstehen und reden können.“

Technische Kompetenz: Tiefes IT-Verständnis 

Kommunikationsfähigkeit: Verständliche Vermittlung komplexer Sachverhalte

Geschäftsverständnis: Keine rein technische Sichtweise 

Reaktionsgeschwindigkeit: Schnelle, verlässliche Kommunikation 

Zugänglichkeit: Auch für Nicht-IT-Experten verständlich

Testimonial

„Es war genau die richtige Auswahl und wir freuen uns auf viele weitere Projekte.“

Christine Mühlberger, HR-Leiterin europäische Standorte & KI-Verantwortliche, WEGMANN automotive

Über vAudience.ai: vAudience.ai verbindet akademische Exzellenz mit praxisorientierter Unternehmenskompetenz und ermöglicht Unternehmen aller Größen den erfolgreichen Einstieg in die KI-gestützte Digitalisierung.

Kontakt: Entdecken Sie die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch unter info@vaudience.ai