Nexus-Tipps: Vom Chatbot bis zum Prozess-Experten – So holen Sie mehr aus Ihren KI-Agenten heraus

Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie Ihrer KI in letzter Zeit erklärt, wie Ihre Firma heißt, dass Sie in E-Mails generell das „Du“ bevorzugen oder welche Sicherheitsrichtlinien in Ihrem Unternehmen gelten? Das machen Sie eigentlich ständig? Dann sollten Sie jetzt unbedingt weiterlesen…

Vielleicht ist Ihnen in unserer Navigation links schon einmal der Menüpunkt „Agenten“ aufgefallen. Agenten sind eine wunderbare Sache, auch, weil sie einem jede Menge Zeit und Nerven sparen – und sogar „teamfähig“ sind. Viele nutzen aber keine Agenten und verwenden für schnelle Fragen den Standard-Chat. Keine gute Idee!

In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, warum es tausendmal besser ist, benutzerdefinierte Agenten zu nutzen und wie Sie damit Ihr gesamtes Team effizienter machen.

Was sind eigentlich Agenten?

Viele wissen so ungefähr, was mit Agenten gemeint ist, aber eben nur so ungefähr. Hier eine kurze Erklärung: Ein Agent ist im Grunde eine KI-Konfiguration, die dauerhaft gespeichert wird. Statt bei jedem neuen Chat wieder von vorne zu beginnen und alle nötigen Informationen einzugeben, verfügen Agenten über eine Art „Gedächtnis“, auf das diese zugreifen können. 

Wir unterscheiden zwischen zwei Arten von Agenten: 

1. Vordefinierte Agenten: Das sind von uns optimierte „Experten“, die wir Ihnen zur Verfügung stellen.

   
   

   „Carla Controlling“ ist zum Beispiel eine Spezialistin auf dem Gebiet Controlling, „Richard Recht“ ein Experte auf dem Gebiet Compliance, Vertragsgestaltung und rechtssichere Unternehmensführung und „Manni Marketing“ ein absoluter Profi im Bereich Marketing.

   
   

   Das war übrigens nur ein kleiner Ausschnitt, insgesamt stehen Ihnen 15 vordefinierte Agenten zur Verfügung.

   
   

Gut zu wissen: Vordefinierte Agenten kennen ihr jeweiliges Fachgebiet ganz genau, haben aber keinen Zugang zu internen Firmendetails. 

2. Benutzerdefinierte Agenten – sind echte Gamechanger. Hier erstellen Sie selbst eigene Experten und füttern diese mit allen Informationen, die Ihnen wichtig sind. Sie geben Ihren Agenten Namen, Rollen und das nötige (Firmen-)Hintergrundwissen (zum Beispiel Ihre Produktliste). Der Agent weiß dann sofort, was zu tun ist und Sie müssen nicht bei jedem neuen Chat erst umständlich erklären, was Sie von ihm wollen.

Zugriff auf Expertenwissen mit nur einem Klick: Wählen Sie den passenden Agenten direkt im Chat.

Was Agenten so alles drauf haben – und warum Sie diese deshalb unbedingt nutzen sollten

1. Das „Elefantengedächtnis" (System-Prompts)

Das Geheimnis guter Agenten sind die sogenannten „System-Prompts“. Das sind feste Anweisungen, die der Agent nie vergisst und jedes Mal automatisch abruft:

• Beispiel: Sie erstellen einen Agenten namens „Tanja Text“. Sie hinterlegen einmalig: „Du bist Marketing-Expertin. Wir nutzen einen lockeren Tonfall, duzen unsere Kunden und nutzen immer diese drei Hashtags: #Innovation #Zukunft #Tech.“

• Der Vorteil: Jeder Text, den Tanja Text von nun an generiert, sitzt sofort. Es sind keine Korrekturschleifen mehr nötig wegen einer falschen Tonalität.

  
  

2. Mehr als nur Text: Die Werkzeugkiste (Tools)

Wussten Sie, dass Ihre Agenten nicht nur „reden", sondern auch „machen" können? Im Reiter Tools (siehe Screenshot) können Sie die Fähigkeiten Ihrer Agenten erweitern. Dazu müssen Sie nur auf das gewünschte Tool anklicken. 

• PDF-Manager: Das ist ein Organisations-Tool, mit dem Sie PDFs direkt bearbeiten können, das heißt aufteilen, zusammenfügen oder daraus Bilder extrahieren.

• Webseiten-Scraper: Extrahiert die Inhalte von Webseiten. Sie fügen die jeweilige URL in den Chat hinein und der Agent kann die Inhalte „lesen“ und direkt verarbeiten. Das heißt, Sie müssen nur die URL einfügen und nicht den gesamten herauskopierten Text. 

• Websuche: Durchsucht das Internet nach den neuesten Informationen. Ihr Agent kann zum Beispiel nach aktuellen Markt-Trends recherchieren.

  (Wichtig: Dieser Agent nutzt US-Server. In einem Workspace, der auf EU-Server beschränkt ist, ist das Websuche-Tool deshalb nicht verfügbar).

Schalten Sie Superkräfte frei: Geben Sie Ihren Agenten Zugriff auf das Internet oder Dokumente.

3. Sicherheit & Datenschutz nach Maß

Gerade, wenn mehrere Abteilungen mit Künstlicher Intelligenz arbeiten, ist es wichtig, stets die Kontrolle zu haben. Nur Workspace-Eigentümer und Administratoren können das „Gehirn“ (KI-Modell, z. B. Claude Sonnet 4.5) und den Datenstandort (z. B. Europa) eines Agenten festlegen.

So wird sichergestellt, dass ein Agent für die Buchhaltung zum Beispiel ausschließlich auf DSGVO-konformen Servern innerhalb der EU läuft. 

Volle Kontrolle: Entscheiden Sie pro Agent über Modellanbieter und Datenstandort.

Teamarbeit leicht gemacht: Einer baut Agenten, alle nutzen sie

Ein oft übersehener Vorteil: Nicht jeder Mitarbeiter muss ein „Prompt Engineering Profi“ sein, um von Künstlicher Intelligenz zu profitieren. Die Erstellung und Pflege der Agenten liegt in den Händen der Workspace-Eigentümer und Administratoren. Sie konfigurieren die digitalen Helfer zentral und teilen diese mit dem Workspace oder spezifischen Teams (z. B. „Marketing & Vertrieb“).

Der Arbeitsalltag Ihrer Kollegen sieht dann ganz einfach aus: Chat öffnen, Menü anklicken und den zugewiesenen Experten wählen, etwa:

• „Carla Controlling“ (vordefinierter Agent) für allgemeine Finanzfragen.

• „[Ihr Firmenname] Support-Bot“ (benutzerdefinierter Agent) für spezifische Kundenanfragen.

  
  

So kann jeder im Unternehmen Künstliche Intelligenz nutzen und damit seinen Arbeitsalltag erheblich erleichtern – sicher verwaltet von den Admins.

Fazit: Zeit für ein Upgrade Ihrer Arbeitsweise

Nutzen Sie das Potential Ihrer Agenten schon voll aus? Falls nicht, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür! Lagern Sie wiederkehrende Aufgaben an Ihre digitalen Helfer aus. 

Unser Tipp: Gehen Sie in Ihrem Workspace auf den Reiter „Agenten“ und prüfen Sie, welche Prozesse Sie heute noch automatisieren können.